X
تبلیغات
آموزش - آموزش اكسل (2)

سه شنبه سی و یکم مرداد 1391

آموزش اكسل (2)

چند تابع معروف  

 ۱- تابع مجموع (SUM ) :

برای فعال كردن این تابع یا آنرا تایپ كرده یا به یكی از روشهای گفته شده در بالا عمل می كنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می كنیم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب می كنیم فرمت كلی این دستور به شكل زیر است: ( از این دو فرمت زمانی که بخواهیم فرمول را تایپکنیم استفاده میکنیم. )

 ( ... :SUM (number 1 : number 2 و ( ... :SUM (number 1 ; number 2 

     نکته معمولاً برای زمانی كه اطلاعات در سلولهای مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهای غیر مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوم استفاده میكنیم.

  2- تابع میانگین(Average ) : از این تابع برای محاسبة میانگین استفاده میشود .این تابع جزء گروه Statistical است. شكل كلی آن بصورت زیر است :

 ( ... :Average (number 1 : number 2 و  ( ... :Average (number 1 ; number 2)

  ۳- تابع ماكزیمم (Max) : ‌از این تابع برای پیدا كردن ماكزیمم چند مقدار استفاده میكنیم : این تابع نیز جزء گروه Statistical است. و شكل كلی آن به صورت زیر است :

 ( ... :Max (number 1 : number 2 و  ( ... :Max (number 1 ; number 2

  ۴-  تابع مینیمم (Min) : از این تابع برای محاسبة میانگین اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Statistical میباشد. شكل كلی آن به صورت زیر است :

 ( ... :Min (number 1 : number 2 و  ( ... :Min (number 1 ; number 2  

  ۵- تابع شمارنده (Count) : از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده میشود .  این تابع نیز جز توابع گروه Statistical میباشد و فرم كلی آن به صورت زیر است :

 ( ... :Count (value 1 : value 2 و  ( ... :Count (value 1 ; value 2

  ۶- تابع Round : از این تابع برای گرد كردن اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Math & Trig می باشد و شكل كلی آن به صورت زیر است :

(Round (number 1 ; num_digits قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامی است كه باید گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولین رقم بعد از رقم حذفی می كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود اعداد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از 5 بود یك رقم به آخرین رقمی كه میماند اضافه می كند.

  Auto sum -۷ : توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع كنیم در این حالت كافی است در خانه ای Click كنیم، Excel خانه های در محدودة خانة انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آنها را حساب می كند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد. اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می كنیم. برای فعال كردن این دستور كافی است آیكون ( ) Auto sum را از نوار ابزار Standard انتخاب كنیم.مرتب كردن لیست ها ما میتوانیم لیست موجود را بر اساس هر یك از ستونهای آن به صورت صعودی یا نزولی مرتب كنیم. برای این كار كافی است به یكی از دو روش زیر عمل كنیم :  

    روش اول :     

    1- یك سلول از ستونی را كه میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود انتخاب میكنیم.

    2- برای مرتب سازی صعودی از آیكون Sort Ascending ( ) و برای مرتب سازی نزولی از آیكون Sort Descending ( ) در نوار ابزار Standard استفاده میكنیم. نکته باید توجه داشته باشیم كه در این حالت نباید یك ستون انتخاب شود بلكه فقط یك سلول از ستونی كه میخواهیم بر اساس آن لیست مرتب شود را انتخاب میكنیم.  

   روش دوم :    

    1- كل جدول یا یك سلول از جدول را انتخاب میكنیم.  

    2- منوی Data را انتخاب میكنیم.  

    3- گزینه Sort را انتخاب میكنیم.  

    4- پنجره ای باز میشود كه باید قسمتهای زیر را با توجه به نیاز در آن پر كنیم :      

      الف- Sort By : در این كادر ستونی را كه میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب میكنیم.       

       ب- Then By : در این كادر ستونی را تعیین میكنیم كه اگر اطلاعات ستونی که در کادر اول مشخص شده برای مرتب سازی مانند هم بود لیست بر اساس این ستون مرتب شود.

       ج- Ascending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت صعودی مرتب میشود.  

       د- Descending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت نزولی مرتب میشود.   

      هـ- My List Has : در این قسمت دو گزینه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل لیست به غیر از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب میشود و در كادر های Sort By , Then By عناوین قرار میگیرند. ولی اگر No Header Row را انتخاب كنیم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتی سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب میشود و در كادر های Sort by , Then By بجای عناوین, نام ستونها قرار میگیرند. در حقیقت در این حالت عناوین جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازی شركت داده میشوند.

درج انواع اشیاء

 در Excel میتوانیم تصاویر ، چارتهای سازمانی و ... را اضافه كنیم. برای این كار از منوی Insert ، Picture را انتخاب میكنیم. زیر منویی ظاهر میشود كه شامل گزینه های زیر است :     

    1- Clip Art : میتوانیم از تصاویر موجود درClip Art ، Office استفاده كنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود كه شامل دسته های مختلف تصاویر است. مثلاً اگر دسته Animals را انتخاب كنیم ، تصویر كارتونی چند حیوان نمایش داده میشود. برای اضافه كردن تصویر بر روی صفحه ، بر روی تصویر كلیك كرده تا منوی آن ظاهر شود. سپس آیكون Insert Clip ( اولین آیكون ) را انتخاب میكنیم.

    2- Form File : با استفاده از این گزینه میتوانیم هر تصویر دلخواه را از روی هارد كامپیوتر یا CD یا Floppy بر روی صفحه اضافه كنیم.  

    3- Auto Shape : با انتخاب این گزینه نوار ابزاری ظاهر میشود كه گزینه های آن مشابه همان Auto Shape نوار ابزار Drawing است.     

    4- Organization Chart : با استفاده از این گزینه میتوانیم چارت سازمانی رسم كنیم.  

    5- Word Art : با استفاده از این گزینه میتوانیم كلمات را با فرمتهای زیبا و خاص بنویسیم. این گزینه كار همان Word Art موجود در نوار ابزار Drawing را انجام میدهد.

    6- From Scanner or Camera : با استفاده از این گزینه میتوانیم تصاویر را مستقیماً از دوربین یا اسكنر بگیریم.

    انتخاب اشکال : برای انتخاب اشکال کافی است روی آنها کلیک کنیم.  

   جابجا کردن اشکال : برای جابجا کردن یک شکل ابتدا آنرا انتخاب کرده سپس بر روی شکل میرویم تا مکان نما به صورت ( )در آید. سپس شکل را در جهت مود نظر Drag میکنیم.

   تغییر سایز شکل : ابتدا شکل را انتخاب کرده سپس بر روی یکی از 8 لنگری (مربع کوچک) که دور تا دور شکل ظاهر میشود میرویم. تا مکان نما به صورت ( ) در آید. سپس در جهت مورد نظر Drag میکنیم.

      نکته اگر بر روی لنگر های چهار گوشه برویم , شکل هم در جهت افقی و هم در جهت عمودی تغییر سایز میدهد. ولی اگر بر روی لنگر های وسط اضلاع برویم شکل یا در جهت افقی یا در جهت عمودی , بسته به انتخاب ضلع بزرگ یا کوچک میشود.

  نوار ابزار Drawing  

   برای ترسیم یک سری از اشکال خاص میتوانیم از نوار ابزار Drawing استفاده کنیم. این نوار ابزار شامل آیکونهای زیر است :    

    Free Rotate : از این آیکون برای چرخاندن شکل استفاده میشود. با کلیک روی این آیکون ، بر روی شکل علائمی به صورت دایره های سبز رنگ ظاهر میشود. مکان نمای ماوس را بر روی این دایره ها میبریم تا مکان نما به شکل دایره در آید سپس شکل را در جهت مورد نظر Drag میکنیم. تا شکل تغییر زاویه دهد.

     نکته برای فعال شدن این آیکون باید یک شکل رسم شده باشد و انرا انتخاب کردن باشیم. Auto      

   Shape : این آیکون شامل قسمتهای زیر است :    

       Line : برای کشیدن خط صاف , فلش , فلش دو سر , خط منحنی , خط منحنی و خط شکسته , خط آزاد   

     Connector : برای کشیدن انواع اتصال دهنده ها     

     Basic Shapes : برای کشیدن اشکال مختلف

     Block Arrows : برای ترسیم انواع جهت نما ها   

     Flow chart : برای رسم قسمتهای مختلف یک فلوچارت   

     Stars and Banners : برای رسم شکلهای مختلف  

      Callouts : برای کشیدن اشکالی که میتوان داخل آنها متن نوشت . برای کشیدن اشکال این قسمت از Drag استفاده میکنیم.     

      Line : توسط این آیکون میتوانیم خط رسم کنیم. کافی است در یک نقطه کلیک کرده که این، نقطه شروع خط میشود ، سپس به طرف انتهای خط Drag میکنیم.      

      Arrow : توسط این آیکون میتوانیم فلش رسم کنیم که مانند رسم خط میباشد.   

     Rectangle : توسط این آیکون میتوانیم مربع یا مستطیل رسم کنیم برای این کار روی یک نقطه کلیک کرده و Drag میکنیم تا مربع یا مستطیل مورد نظر را بکشیم. ( اگر در حین رسم کلید Shift را پایین نگه داریم ، مربع رسم میشود. )     

      Oval : توسط این آیکون میتوانیم بیضی یا دایره رسم کنیم. برای این کار روی یک نقطه کلیک کرده و Drag میکنیم. ( اگر در حین رسم دکمه Shift را نگه داریم دایره ترسیم میشود. )

      Text box : توسط این آیکون میتوانیم Text Box یا کادر متن ایجاد کنیم. از این آیکون برای نوشتن روی تصاویر یا اشکالی که نمیتوانیم داخل آنها بنویسیم استفاده میشود.

      Insert word Art : توسط این آیکون میتوانیم متن گرافیکی زیبا ایجاد کنیم. کافی است در کادر باز شده نوع خط و سایز آن را تعیین کنیم سپس متن را تایپ کنیم و OK کنیم.    

      Insert Clip Art : با فشردن این آیکون پنجره Word art باز میشود.      

      Fill Color : توسط این آیکون میتوانیم داخل موضوع را رنگ کنیم.     

      Line Color : توسط این آیکون میتوانیم کادر دور موضوعات را تغییر رنگ دهیم.

      Font Color : توسط این آیکون میتوانیم رنگ متن را تغییر دهیم.     

      Line Style :توسط این آیکون میتوانیم ضخامت خطوط ترسیمی را تعیین کنیم. ( همچنین فلش ها یا خطوط دور مربع ها و ...)    

      Dash style: توسط این آیکون میتوانیم نوع خطوط را تعیین کنیم.     

      Arrow Style : توسط این آیکون میتوانیم نوع فلش ها را تعیین کنیم.      

      Shadow Style : توسط این آیکون میتوانیم به اشکال سایه بدهیم.   

      tree - D style: توسط این آیکون میتوانیم به اشکال حجم دهیم و آنها را سه بعدی کنیم.  

        نکته با Double Click بر روی هر موضوع میتوانیم در پنجره Format که Word art پس از انتخاب این گزینه پنجره ای با نام Word art gallery باز میشود که مدلی که میخواهیم متن به آن مدل نوشته شود انتخاب میکنیم. سپس OK میکنیم. پنجره ای به اسم Edit Word art text باز میشود که متن را در کادر text آن نوشته و در کادر Font ، فونت نوشته و در کادر سایز ، سایز آنرا تعیین میکنیم و سپس OK میکنیم. متن بر روی صفحه ظاهر میشود.

 نوار ابزار Word Art

با انتخاب متنی که بوسیله Word art نوشته شده نوار ابزاری ظاهر میشود که شامل ایکونهای زیر است :  

    Insert word art : یک Word Art دیگر میتوانیم ایجاد کنیم.  

    Edit text : با انتخاب این آیکون پنجره Edit Word Art text ظاهر میشود . تا بتوانیم متن نوشته شده یا سایز و فونت آنرا ویرایش کنیم.

    Word art Gallery : توسط این گزینه میتوانیم طرح Word Art را عوض کنیم.  

    Format Word Art : میتوانیم تغییراتی بر روی متن اجاد کنیم مانند رنگ و ضخامت خط دور نوشته , رنگ نوشته , سایز نوشته و ...

    Word Art Shape : طرز نوشتن متن را عوض میکنیم.

    Word Art Same Letter Heights : کشیدگی کلیه حروف را اندازه هم میکند.

    Word Art Vertical Text : جهت نوشتن متن را عوض میکند.

    Word Art Alignment : متن را تراز میکند.

    Word Art Character Spacing : فاصله بین حروف را کم و زیاد میکند

 نمودارها

 برای ترسیم نمودار ، ابتدا باید در مورد نوع نمودار تصمیم گیری کرد. نوع نموداری که انتخاب میکنیم به نوع داده هایی که باید ارائه شوند و روش استفاده از آنها بستگی دارد. تمام نمودارها برای نشان دادن همه انواع داده ها مناسب نیستند. بعضی از آنها برای نشان دادن نحوه تغییر موارد مورد بحث در طول زمان و بعضی دیگر برای نشان دادن صفت های مجموعه ای از مقادیر نسبت به کل مناسب میباشند. انواع نمودار ها   

  1- نمودار خطی (Line Chart) : این نوع نموداربرای تاکید بر روند و تغییرات مقادیر در طول زمان بکار میرود. این نوع نمودار ابتدایی ترین نوع نمودار میباشد. نمودار خطی در واقع فقط از یک خط تشکیل شده است که نقطه های ایجاد شده بر اساس اطلاعات موجود بر روی محور های X , Y را به یکدیگر متصل میکند.    

  2- نمودار ستونی ( Column Chart ) : مشابه نمودار نواری است . این نمودار برای تاکید روی اختلاف بین اقلام استفاده میشود. اگر بخواهیم عنصری را با عنصر دیگر مقایسه کنیم از این نمودار استفاده میکنیم.   

  3- نمودار مسطح یا دایره ای ( Pie Chart ) : این نمودار برای نشان دادن نسبت بین اجزاء و یک کل بکار میرود . این نمودار میتواند از یک سری داده های منفرد تشکیل شده باشد که نقطه های داده های آن حداکثر میتوانند 7 نقطه باشند. اگر چه برنامه میتواند با مقدار بیشتری از نقطه ها نیز کار کند اما برشهای بسیار نازک موجب میشود که خواندن نمودار مشکل شود.  

  4- نمودار پراکنده توزیعی ( Scatter Chart ) : این نمودار شبیه نمودار خطی است. از این نمودار برای تاکید بر اختلاف بین دو سری از مقادیر استفاده میشود. در این نمودار برخلاف نمودار خطی ، داده هایی که بر روی محور X قرار میگیرند دیگر نمیتوانند نشان دهنده نقطه های مربوط به داده های مختلف باشند بلکه محور X باید در واقع نشان دهنده تغییرات یکنواخت یک نوع داده منفرد باشد.  

  5- نمودار میله ای یا نواری ( Bar Chart) : از این نوع برای مقایسه مقادیر در مقطعی از زمان استفاده میشود. این نمودار مانند نمودار ستونی است که ستونهای آن بجای محور X نسبت به محور Y ترسیم شده اند. یعنی مانند ستونی است که در جهت Land scope چاپ شده باشد.  

  6- نمودار راداری ( Radar Chart) : نوعی از نمودار خطی است. با این تفاوت که نمودار مزبور بجای اینکه نسبت به محور ترسیم شود، نسبت به یک نقطه مرکزی ترسیم میشود. یعنی خط افقی در نمودار خطی ، در نمودار راداری بصورت دایره نشان داده میشود.

  7- نمودار حبابی ( Bubble Chart) : مانند نمودار پراکندگی است و بصورت ترسیم تغییرات مداوم داده های محور های X, Y نسبت به یکدیگر میباشد. در نمودار های حبابی بر خلاف نمودار پراکندگی میتوان به ازای هر نقطه از محور ، بخشهای مختلفی از داده ها را مورد استفاده قرار داد.  

  8- نمودار های انباشته (Stack Chart) : برای نشان دادن اثر عنصر های داده های متعدد بر روی یک عنصر گرافیکی منفرد مورد استفاده قرار میگیرد.  

  اصطلاحات نمودارها   

    1- Gird Line : خطوطی هستند که در امتداد مقادیر محور X , Y ظاهر میشوند. این خطوط در تعیین مقدار دقیق یک نقطه به ما کمک میکنند.  

    2- Tick : خطوط کوتاهی هستند که با محور متقاطع بوده و قسمتهایی از یک مقیاس سری با گروه را جدا میکنند.  

    3- Chart Title : متن بکار برده شده برای شناسایی عنوان نمودار میباشد.      

    4- Axis : به محور ها در نمودار ها گفته میشود.

    5- Legend : هر نمودار دارای راهنمایی است كه نشان دهنده این است كه هر رنگ مربوط به كدام سری است. روشهای ایجاد نمودار :       

       روش اول :  انتخاب منوی Insert - انتخاب گزینه Chart    

       روش دوم :  انتخاب آیکون Chart Wizard ( )   

       نکته در زمان ایجاد نمودار با کلیک بر روی دکمه Next به صفحات بعدی میرویم و کلیک بر روی دکمه Back باعث برگشت به صفحه قبلی میشود و با کلیک بر روی Finish کادر نمودار ها بسته میشود.

       نکته میتوانیم اطلاعاتی را كه میخواهیم بر اساس آن نمودار رسم كنیم ابتدا انتخاب كنیم بعد به یكی از دو روش بالا عمل كنیم. میتوانیم هم در حین كار انتخاب را انجام دهیم.

 با انجام یکی از دو راه بالا پنجرهای زیر به ترتیب باز میشود :  

     • پنجره Chart Type : این پنجره شامل دو Tab زیر میباشد :

        1- Standard Type : که شامل قسمتهای زیر است :     

           الف- Chart Type : که در این قسمت نوع اصلی نمودار را انتخاب میکنیم.

           ب- Chart Sub-Type : در این قسمت نوع فرعی نمودار را مشخص میکنیم.

           ج- Press and Hold to View Sample : در این قسمت پیش نمایشی از نمودار با اطلاعاتی که خودمان داده ایم نشان میدهد. برای این کار کافی است روی این دکمه Click کرده و نگه داریم.  

       2- Custom Type : در این قسمت میتوان از نمودارهای سفارشی استفاده کرد یا یك نوع نمودار ایجاد كرد.  

    • پنجره Chart Source Data : این پنجره شامل دو Tab زیر میباشد :

      1- Data Range : که شامل قسمتهای زیر است :  

          الف- Data Range : در این قسمت آدرس داده هایی را که قرار است نمودار برای آنها کشیده شود، میتوان تغییر داد همچنین میتوانیم آدرس را با كلیك بر روی Collapse Dialog و با Drag كردن وارد كنیم. و یا میتوانیم با استفاده از فرمت زیر آدرس را تایپ كنیم. شماره سطر پایان $ نام ستون پایان$ شماره سطر شروع$ نام ستون شروع$! نام Sheet =      

          ب- Series in : این قسمت جهت نمایش داده ها را مشخص میکند. یعنی کدام یک از این دو برچسب از داده ها در پایین نمودار قرار خواهد گرفت. اگر Row را انتخاب كنیم سطر ها به عنوان سری و اگر Column را انتخاب كنیم ستونها به عنوان سری قرار میگیرند.   

     2- Series : که شامل قسمتهای زیر است :   

         الف- Series : در این قسمت نام سری های موجود نوشته شده است.  

          ب- Name : توسط این قسمت میتوانیم نام سری را عوض کنیم.   

          ج- Value : در این قسمت میتوانیم آدرس مقادیر هر سری را مشخص كنیم. همچنین میتوانیم مقادیر را تایپ كنیم. برای تایپ مقادیر باید مقدار سری را در علامت { } وارد كنیم. 

          د- Category(x) Axis labels : در این قسمت میتوان آدرس خانه هایی را داد که محتوای آنها بر روی محور X نوشته میشوند.

          ه- دکمه Add : یک سری جدید ایجاد میکند.   

          و- دکمه Remove : بر روی نام هر سری در قسمت Series کلیک کنیم و سپس این دکمه را بزنیم ، سری حذف میشود.   

    • پنجره Chart Option : این پنجره شامل 6 Tab زیر است :    

      1- Titles : این قسمت شامل موارد زیر است :      

          الف- Chart Title : در این قسمت عنوان نمودار را مینویسیم.

          ب- Category(x) Axis labels : در این قسمت عنوان محور X را مینویسیم.    

          ج- Value (Y) Axis : در این قسمت عنوان محور Y را مینویسیم.   

     2- Axes : این قسمت شامل گزینه های زیر است :

        الف- Category(x) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد ، مقادیر روی محور X نشان داده میشوند و اگر تیک نخورده باشد نشان داده نمیشوند.

        ب- Value (Y) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد، مقادیر روی محور Y نشان داده میشوند در غیر این صورت نمایش داده نمیشوند.    

     3- Grid Line : که این Tab شامل قسمتهای زیر است :   

         الف- Category(x) Axis که خود شامل دو قسمت است :      

            - Major Gridline : اگر این قیمت تیک خورده باشد ، خطوط شبکه رسم میشوند ( تمامی خطوط رسم نمیشوند)   

            - Minor Gridline : اگر این قسمت تیک خورده باشد خطوط دیگری بین خطوط بالا رسم میشوند. 

   این دو قسمت برای خطوط شبکه موازی محور Y ها هستند.         

       ب- Value (Y) Axis : که شامل دو قسمت زیر است :        

          - Major Gridline : خطوط شبکه را به موازات محور X رسم میکند.         

          - Minor Gridline : خطوط دیگری را به موازات محور X بین خطوط بالا رسم میکند.    

    4- Legend : این Tab شامل قسمتهای زیر است :         

       الف- Show Legend : اگر این گزینه تیک خورده باشد راهنما نمایش داده میشود.    

        ب- Placement : مکان راهنما را نشان میدهد. Bottom : پایین ، Corner : گوشه بالا سمت راست، Top : بالا، Right : سمت راست، Left : سمت چپ  

     5- Data Label : شامل قسمتهای زیر است :    

         الف- None : هیچ مقداری را بر روی ستونها نمایش نمیدهد.     

         ب- Show Value : مقدار هر سری رابر روی ستون آن نشان میدهد.       

         ج- Show Label : برچسب هر سری را روی آن نشان میدهد.    

         د- Legend Key Next to Label : اگر یکی از حالتهای ب و ج را انتخاب میکنیم. این گزینه فعال شده و در کنار هر مقدار رنگ سری نمایش داده میدهد.     

     6- Data Table : شامل قسمتهای زیر است :  

         الف- Show Data Table : اگر این گزینه فعال شود ، جدولی مشابه آنچه که ما ، در Sheet کشیده ایم در زیر نمودار ظاهر میشود.   

         ب- Show Legend Keys : اگر گزینه الف فعال باشد ، این گزینه نیز فعال میشود. و اگر در کادر آن تیک بزنیم، رنگ هر سری را در کنار اطلاعات آن سری در جدول نشان میدهد. نکته باید توجه داشته باشیم كه كه با توجه به نوع نمودار گزینه های موجود در این پنجره میتوانند متفاوت باشند.

    • پنجره Chart Location :   

       الف- As New Sheet : این گزینه نمودار را در یک Sheet جدید با اسم دلخواه ( اسم پیش فرض Chart 1 است) ایجاد میکند. نموداری که در این حالت ایجاد میشود، قابل جابجا شدن و تغییر سایز نیست ولی هر گونه تغییرات بر روی اطلاعات اصلی بر روی نمودار تاثیر دارد.      

       ب- As Object in : این گزینه نمودار را در هر Sheet که ما انتخاب میکنیم ، ( از Sheet های موجود ) رسم میکند و قابل جابجا کردن و تغییر سایز نیز میباشد.

تغییر بر روی نمودار ایجاد شده  

 برای تغییر نمودار ایجاد شده باید ابتدا نمودار را انتخاب کرد. سپس مجدداً دکمه Chart Wizard راکلیک کرد. یا از روی Toolbar ، Chart که باز میشود، تغییرات را اعمال کرد. نوار ابزار Chart این نوار ابزار را میتوانیم در صورتی که فعال نبود با Right Click بر روی نوار ابزار ها و انتخاب گزینه Chart فعال کنیم این نوار ابزار دارای آیکونهای زیر است :  

  Chart Object : در این قسمت میتوانیم قسمتی از نمودار را كه میخواهیم بر روی آن تغییر دهیم انتخاب كنیم. با انتخاب هر گزینه قسمت مربوط به آن روی نمودار انتخاب میشود.     

  Format : با توجه به اینكه در Chart Object چه انتخاب شده باشد این آیكون پنجره Properties آن را باز میكند.      

    نکته با Double كلیك كردن بر روی هر موضوع از نمودار نیز پنجره Properties آن باز میشود.      

  Chart Type : در این قسمت میتوانیم نوع نمودار انتخاب شده را تغییر دهیم.    

  legend : توسط این آیکون کادر راهنما را ظاهر یا پنهان میکنیم.       

  Data Table : توسط این آیکون میتوانیم جداول داده ها را فعال یا غیر فعال کنیم.    

  By Rows :با انتخاب این آیكون سطر ها به عنوان سری انتخاب میشوند.      

  By Column : با انتخاب این آیكون ستونها به عنوان سری انتخاب میشوند.     

  Angle Text up : جهت متن نمودار را تغییر میدهد. یعنی متن از بالا به پایین ، کج نوشته میشود. به شرطی این آیكون فعال است كه قسمتهای متنی نمودار انتخاب شده باشد.    

  Angle Text down : متن نمودار را تغییر جهت میدهد. یعنی متن از پایین به بالا و کج نوشته میشود. به شرطی این آیكون فعال است كه قسمتهای متنی نمودار انتخاب شده باشد.

 تغییر اندازه :

   1- روی نمودار کلیک میکنیم تا انتخاب شود.

   2- روی یکی از مربع های سیاه اطراف نمودار کلیک میکنیم.   

   3- مربع را تا زمانی که به اندازه دلخواه تغییر اندازه دهد Drag میکنیم.   

انتقال نمودار

   1- روی نمودار کلیک میکنیم.

   2- نمودار را به محل مورد نظر Drag میکنیم. آماده سازی کاربرگها برای چاپ قبل از چاپ باید تنظیماتی بر روی فایل مثلاً سایز كاغذ ، حاشیه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طریقه چاپ و ... را تعیین كنیم. برای انجام این تغییرات از Page Setup استفاده میكنیم. برای فعال كردن Page Setup كافی است از منوی فایل ، Page setup را انتخاب كنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود كه شامل Tab های زیر است :

    • Tab Page : این Tab شامل قسمتهای زیر است :   

     1- Orientation : در این قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعیین میكنیم. Portrait برای چاپ عمودی یا Landscape برای چاپ افقی است.      

     2- Scaling : توسط این قسمت میتوانیم اندازه كاربرگ خروجی را بدون هر گونه تغییر بر روی نمایشگر بزرگ یا كوچك كنیم. این قسمت شامل گزینه های زیر است :      

        الف- Adjust to : میتوانیم میزان بزرگی را بر اساس درصدی از بزرگی تعیین كنیم. حداقل این میزان 10 و حداكثر ان 400 میباشد.        

        ب- Fit to : در این قسمت میتوانیم تعیین كنیم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.     

     3- Paper Size : اندازه کاغذ را میتوان تعیین کرد.    

     4- Print Quality : قدرت تفکیک پذیری یا كیفیت چاپ را تعیین میكنیم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.     

     5- First Page Number : شماره گذاری را از صفحه مشخص شده شروع میکند.  

   • Tab Margins : توسط اینTab میتوان حاشیه های صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعیین كرد. این Tab شامل قسمتهای زیر است :  

     1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشیه های راست , چپ , پایین و بالا را تعیین میکند.  

     2- From Edge : محل سر صفحه یا پاصفحه را تعیین میکند ( باید کمتر از حاشیه های بالا یا پایین باشد)   

     3- Center On Page : مرکز فعلی را به را به طور افقی یا عمودی نسبت به حاشیه ها تعیین میکند.

     4- Preview : پیش نمایش تنظیمات در این محدوده نمایش داده میشود.

   • Tab Header/ Footer:  توسط این Tab میتوانیم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنیم. یک سر صفحه در بالای صفحه و یک پاصفحه در پایین هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار میگیرند. شماره صفحات و ساعت و تاریخ خروجیهایی هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار میگیرند. این Tab شامل قسمتهای زیر است :

    1- کادرهای Header , Footer : در این کادر یک سری Header ها و Footer های آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاریخ و ترکیب این موارد وجود دارد که میتوانیم با توجه به نیاز یکی از آنها را انتخاب کنیم.       

    2- دکمه های Custom Header , Custom Footer : توسط این دکمه ها میتواتنیم Header ها و Footer های شخصی ایجاد کنیم. با کلیک بر روی این دکمه ها پنجره ای باز میشود که باید محل استقرار پاصفحه یا سر صفحه را بوسیله ماوس انتخاب کرده ( یکی از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چین خواهد شد، محتوای قسمت میانی نسبت به میانه قسمت تنظیم خواهد شد. و قسمت راست، راست چین خواهد شد. متن مورد نظر را در یکی از این سه قسمت تایپ میکنیم ( برای رفتن به خط جدید کلید Enter را باید فشار داد). دکمه هایی که در میانه صفحه برای قالب بندی صفحه قرار داده شده اند عبارتند از :  

      Format Font : با فشردن این دکمه پنجره Font باز شده و میتوان فرمت نوشته ها را تغییر داد.  

     Insert Page Number : برای درج شماره صفحه  

     Insert Number Of Pages : برای درج تعداد صفحات     

     Insert Date : برای درج تاریخ جاری    

     Insert Time : برای درج زمان جاری    

     Insert Book Name :برای درج نام  

    Book Insert Sheet Name : برای درج نام کاربرگ

   • Tab Sheet : این Tab شامل قسمتهای زیر است :  

      1- Print Area : میتوانیم ناحیه ای از کاربرگ را برای چاپ انتخاب کنیم یا آدرس آن را تایپ کنیم.      2- Print Titles : در این قسمت میتوانیم یک سطر یا یک ستون را به عنوان سطر یا ستونی که میخواهیم در تمامی صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنیم.   

      3- Print : این قسمت شامل گزینه های زیر است :      

         الف- Gridline : به طور پیش فرض خطوط شطرنجی محیط Excel در نسخه چاپی ظاهر نمیشود. برای ظاهر شدن این شبکه کافی است این گزینه را تیک بزنیم.      

         ب- Black and White : همه چیز را با رنگ سیاه و زمینه سفید چاپ میکند. و رنگها بدون سایه خواهند بود.   

         ج- Draft Quality : با انتخاب این گزینه قدرت تفکیک پذیری کمتر شده و زمان چاپ کاهش می یابد.      

         د- Row And Column Heading : به طور پیش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپی ظاهر نمیشود. ولی اگر این گزینه را تیک بزنیم این عناوین در نسخه چاپی , چاپ میشوند.       

         هـ- Comments : در این فسمت میتوانیم نحوه چاپ توضیحات را تعیین کنیم :

       • None : توضیحات چاپ نمیشوند.  

       • At End Of Sheet : در انتهای هر Sheet توضیحات چاپ میشوند.   

       • As Display on Sheet : در محلی که در Sheet قرار دارند چاپ میشوند.  

     4- Page Order : ترتیب چاپ صفحه ها را برای کاربرگهای چند صفحه ای انتخاب میکیم. بازبینی پیش از چاپ بهتر است صفحات خروجی را بازبینی کرده و آنها را کنترل کنیم. برای مشاهده پیش نمایش چاپ به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم :    

        روش اول :  انتخاب منوی File - انتخاب Print Preview

        روش دوم : استفاده از آیکون Print Preview ( ) در نوار ابزار Standard. با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینه های زیر است :

         Next : صفحه بعد را نمایش میدهد.این گزینه در صورتی فعال است که یا بیشتر از یک صفحه داشته باشیم یا در صفحه آخر نباشیم.  

        Previous : صفحه قبل را نمایش میدهد. این گزینه در صورتی فعال است که یا بیشتر از یک صفحه داشته باشیم یا در صفحه اول نباشیم.        

        Zoom : بزرگ نمایی صفحه را در هر قسمت که کلیک کنیم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کلیک مجدد .     

        Print : کادر مکالمه Print را نمایش میدهد.   

        Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمایش میدهد.

        Margins : ویژه نمایش خطوط حاشیه صفحه ، سر صفحه و پا صفحه میباشد. در این حالت با Drag کردن خطوط میتوان حاشیه را تنظیم کرد. این تنظیم حالت دستی دارد و برای تنظیم دقیق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده میکنیم.    

        Page Break Preview : با فشردن این دکمه فایل به تفکیک صفحات نمایش داده میشود. در این حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتی که در آن صفحه قرار دارد نمایش داده میشود.    

        Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگ بازمیگرداند. چاپ کاربرگها برای چاپ کاربرگ به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم :       

        روش اول :   انتخاب منوی File - انتخاب گزینه Print  

        روش دوم : فشردن کلید های Ctrl + P       

       روش سوم : استفاده از آیکون Print ( ) در نوار ابزار Standard اگر به یکی از دو روش اول و دوم عمل کنیم پنجره ای باز میشود که شامل گزینه های زیر است :      چ

       1- Print What : در این قسمت تنظیماتی در مورد خود پرینتر انجام میدهیم.  

       2- Page Range : در این قسمت محدوده صفحاتی که میخواهیم چاپ کنیم را مشخص میکنیم. این قسمت شامل دو گزینه میباشد :

          الف- All : تمامی صفحات را چاپ میکند.     

          ب- Pages : با استفاده از این قسمت میتوانیم تعدادی صفحه را از بین صفحات چاپ کنیم. برای این کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پایانی را مقابل To مینویسیم.  

       3- Print What : توسط این قسمت میتوانیم محدوده چاپ را تعیین کنیم. این قسمت شامل سه گزینه زیر میباشد :      

          الف- Selection اگر بخواهیم تعدادی خاص از سلول ها را چاپ کنیم سلولها را انتخاب کرده و سپس این گزینه را انتخاب میکنیم.        

          ب- Active Sheet : Sheet جاری را چاپ میکند.    

          ج- Entire Work book : Book جاری را چاپ میکند.     

     4- Copies : این قسمت شامل گزینه های زیر است :

          الف- Number Of Copies : با تایپ یک عدد مشخص میکنیم که از هر صفحه چند کپی گرفته شود.     

          ب- Collate : اگر این گزینه تیک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامی صفحات یک نسخه پرینت میگیرد و بعد دوباره سراغ سری بعد میرود. یعنی یک نسخه دیگر از تمامی صفحات پرینت میگیرد تا زمانی که به تعداد کپی هایی که در پنجره Copies تعیین کرده ایم پرینت گرفته شود. در صورتی که این گزینه تیک نداشته باشد به تعداد باری که در کادر Copies تعیین کرده ایم از صفحه 1 کپی میگیرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی میگیرد و الی آخر .  

نوشته شده توسط حسن نوروزی در 8:40 |  لینک ثابت   •